پنج شنبه , مهر ۲۹ ۱۴۰۰
خانه / یازدهم / مدیریت تولید / مدیریت زمان با ماتریس فوری-مهم

مدیریت زمان با ماتریس فوری-مهم

استفاده بهینه از زمان و دستیابی به بیشترین بهره وری یکی از اهداف بزرگ افراد، سازمان‌ها، دولت‌ها و دیگر نهادهای فعال اجتماعی است. ماتریس آیزنهاور یک استراتژی بهره‌وری محسوب می‌شود که ابزاری ساده برای تصمیم‌گیری است. بکارگیری ماتریس آیزنهاور نحوه ایجاد تمایز بین مسائل مهم و اضطراری را می‌آموزد.
با استفاده از ماتریس آیزنهاور شما می‌توانید تمام تصمیم‌گیری‌ها در مورد چگونگی مدیریت زمان خود را بر اساس دو سؤال ابتدایی ارزیابی کنید:

  1. چقدر مهم است؟
  2. چقدر فوری است؟

فوری کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و باید برای انجام آنها هر چه زودتر وارد عمل شویم. این وظایف را نباید به فردا موکول کنیم.

مهم کارهایی هستند که مرتبط با اهداف بلند مدت و یا ارزش‌های درونی ماست.

وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، فراهم کنیم.

نحوه‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، در ابتدا لیستی از کارها و پروژه‌هایی که باید انجامشان دهید تهیه کنید. سپس، هر یک از کارهایی که لیست کرده‌اید را در یکی از ۴ دسته‌بندی زیر قرار دهید:

  • مهم و فوری
  • مهم اما نه فوری
  • فوری اما نه مهم
  • نه مهم و نه فوری

اکنون از استراتژی‌های زیر برای مدیرت انجام کارها استفاده کنید:

ماتریس آیزونهار

ربع اول: کارهای مهم و فوری

ربع اول، کارهایی هستند که هم مهم و هم فوری اند. این‌ها کارهایی هستند که باید سریعا انجام شوند. کارهایی که در ربع اول قرار می‌گیرند معمولا شامل کارهایی که برای رسیدن به اهداف بلند مدت و یا ادامه زندگی ما لازم است.

نمونه‌هایی از مهم و فوری:

  • برخی از ایمیل‌ها (مانند پیشنهاد شغلی، ایمیلی که شامل یک فرصت ایجاد کسب و کار جدید است که نیاز به اقدام فوری دارد)
  • آخرین مهلت پرداخت مالیات
  • آخرین مهلت ارسال پایان نامه
  • پیگیری وضعیت سلامتی
  • مراجعه حضوری به مدرسه فرزندان و پیگیری مسائل اخلاقی و آموزشی آنها

با کمی برنامه ریزی و ساماندهی می توان کارهای ربع اول رو کارآمدتر انجام داد و از انتقال‌ آنها به این ربعِ ماتریس جلوگیری کنیم. به عنوان مثال به جای اینکه نوشتن پایان نامه رو دقیقه ۹۰ انجام دهیم، و این کار را به یه کار مهم و فوری تبدیل کنیم، با یک برنامه ریزی دقیق آن را کم کم انجام دهیم.

ربع دوم: مهم اما نه فوری

ربع دوم شامل کارهایی می شود که برای انجام دادن آنها بر روی شما فشاری نیست، اما برای رسیدن به اهداف مهم شخصی، تحصیلی و یا شغلی کمک بسیاری به شما خواهند کرد.

نمونه‌هایی از مهم اما نه فوری:

  • برنامه ریزی بلند مدت
  • یاداشت‌های روزانه
  • ورزش
  • وقت گذراندن با خانواده
  • مطالعه
  • تعمیر خانه و ماشین

ما باید سعی کنیم بیشتر وقت خود را در ربع دوم صرف کنیم، چرا که این‌ها کارهایی هستند که باعث ایجاد خوشبختی پایدار، رضایت از زندگی و موفقیت می شوند.

ربع سوم: فوری اما نه مهم

در ربع سوم کارهایی وجود دارند که به توجه سریع ما نیاز دارند، اما هیچ کمکی برای رسیدن به اهداف‌مان نمی‌کنند.

نمونه‌هایی از فوری اما نه مهم:

  • اکثر ایمیل‌ها
  • تماس‌های تلفنی
  • پیام‌های متنی (پیامک، چت و…)
  • سوالاتی که همکاران ما در حین انجام کار مهمی از ما می پرسند

خیلی از مردم تمام وقت‌شان را در ربع سوم صرف می‌کنند در حالی که فکر می‌کنند در ربع اول هستند و دارند کارهای مهم و فوری رو انجام میدهند، ممکن است کارهایی که در ربع سوم هستند برای دیگران مهم باشند، اما برای شما مهم نیستند.

ربع چهارم: نه مهم و نه فوری

فعالیت‌هایی که در ربع چهارم صورت می‌گیرد در رسیدن به اهداف‌مان هیچ کمکی نمی‌کنند.

نمونه‌هایی از نه مهم نه فوری:

  • انواع بازی‌های ویدیویی
  • وبگردی
  • وقت گذرانی در فیسبوک، تویتر، ایسنتاگرام، و هر شبکه اجتماعی دیگر
  • مهمانی یا بیرون رفتن با دوستان

فکر می‌کنم خیلی از ما اگر کمی به هفته‌های گذشته فکر کنیم خواهیم دید که مقدار زمان زیادی رو صرف فعالیت‌های ربع چهارم کرده ایم. در اصل شاید درست نباشد کلیه فعالیت‌های ربع چهارم را از زندگی‌ حذف کنیم، بهتر است مقدار کمی از زمان را به آن ها اختصاص دهیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *